Prvi dojam je važan i to ne samo kada nekoga prvi put upoznajemo uživo. Prvi dojam je izuzetno važan i kada nekoga prvi put kontaktirate putem e-pošte. Bez obzira na to obraćate li se menadžeru za zapošljavanje, potencijalnom mentoru ili potencijalnom poslovnom partneru, način na koji se predstavljate određuje ton komunikacije. Ali nije jednostavno napisati savršenu e-poruku: kako zvučati profesionalno, a ne ukočeno? kako djelovati privlačno, a da ne pretjerate?, objavljuje Točka na I.
Jednostavnu i učinkovitu strategiju kako se predstaviti u e-poruci izložila je na portalu The Muse Javiera Navarro, novinarka koja pokriva teme vezane uz karijeru i profesionalni rast. Uz praktične savjete navedeno je i nekoliko primjera poruka kako se predstaviti u raznim situacijama kako bi se ostavio pravi dojam od samog početka.
Zašto je uvod u e-poruku važan
Prvi dojam često određuje uspjeh vašeg profesionalnog odnosa. Snažan uvod privlači pažnju, gradi vjerodostojnost i postavlja temelje za stabilnu profesionalnu vezu. S druge strane, nejasan ili neugodan uvod mogao bi ostaviti čitatelja zbunjenim ili nezainteresiranim.
Jasno i prirodno predstavljanje pokazuje profesionalizam i čini vašu e-poruku upečatljivom. Osim toga, povećava vaše šanse da dobijete odgovor umjesto da se vaša poruka izgubi u moru pristigle pošte.
Kako se profesionalno predstaviti putem e-poruke
Napisati profesionalna uvod u e-poruci ne mora biti komplicirano. Evo nekoliko koraka koje biste trebali slijediti kako bi vaša poruka bila jasna, privlačna i dojmljiva.
1. Jasno navedite predmet poruke
Predmet ili naziv poruke je prva stvar koju primatelj vidi, stoga neka bude relevantan i sažet. Na primjer, napišite nešto jednostavno, na primjer “Uvod: [Vaše ime], [Vaša pozicija]” ili “Pozdrav iz [Vaše tvrtke] — [Vaše ime], Uvod.”
2. Počnite s pristojnim pozdravom
Pristojan pozdrav s poštovanjem postavlja pravi ton i pokazuje profesionalnost. Koristite titulu osobe (gospodin, gospođa, dr.) i prezime osim ako već nemate neformalni odnos.
3. Predstavite sebe i svoju ulogu
Jasno recite tko ste i što radite. Navedite svoje radno mjesto i ukratko objasnite svoju ulogu u svojoj organizaciji ili kontekst u kojem se obraćate. Kad god je moguće, spomenite međusobne veze ili zajedničke interese kako biste stvorili odnos i uspostavili vjerodostojnost.
4. Navedite svrhu svoje e-pošte
Bez obzira na to predstavljate li se prvi put, tražite savjet ili nudite pomoć, svakako na početku navedite razlog slanja svoje e-poruke. Ljudi su uglavnom zauzeti, pa je važno brzo prijeći na stvar.
5. Objasnite kako možete dodati vrijednost
Ako je relevantno, uključite u poruku kratko pojašnjenje o tome kako biste vi ili vaš rad mogli koristiti osobi kojoj se obraćate ili njenoj organizaciji. To će vam pomoći da se pozicionirate kao netko tko nudi dodanu vrijednost.
6. Ljubazno zaključite poruku
Zaključite e-poruku izražavajući zahvalnost za njihovo vrijeme i pažnju. Ponudite da pružite dodatne informacije ako je potrebno i završite poruku profesionalnim pozdravom poput “Srdačan pozdrav” ili “S poštovanjem”.
Primjeri kako se predstaviti u e-poruci
Ako se još uvijek pitate kako se predstaviti u e-poruci, evo nekoliko primjera uvoda koji su se pokazali uspješnim:
Primjer #1: Obratite se vodećoj tvrtki u industriji
Predmet: Uvod: Emily Carter, izvršna direktorica tvrtke InnovateTech
Poštovani gospodine Johnson,
Nadam se da ste dobro. Moje ime je Emily Carter i izvršna sam direktorica InnovateTecha, startupa specijaliziranog za rješenja za održivu energiju utemeljena na umjetnoj inteligenciji. Pratila sam vaš rad u GreenFuture Technologies, posebno vaše nedavno izlaganje o ulozi umjetne inteligencije u unapređenju obnovljive energije. Vaši uvidi o integraciji umjetne inteligencije u energetske mreže bili su doista inspirativni i usko usklađeni s ciljevima moje tvrtke.
U InnovateTechu trenutačno razvijamo platformu koja koristi AI za optimizaciju sustava za pohranu energije. Vjerujem da bi moglo doći do sinergije između naših napora i revolucionarnog rada vašeg tima u GreenFuture Technologies. Voljela bih dobiti priliku da istražimo kako bi se naše inicijative mogle nadopunjavati.
Ako vaš raspored dopušta, rado ću organizirati virtualni razgovor uz kavu u terminu koji Vam odgovara. Molim Vas da mi javite odgovara li vam neki termin u nadolazećim tjednima, odnosno kada bismo mogli razgovarati.
Hvala vam što ste razmotrili prijedlog i veselim se mogućoj suradnji.
Srdačan pozdrav,
Emily Carter
CEO, InnovateTech
emily.carter@innovatetech.com
(555) 123-4567
Primjer #2: Uspostavljanje kontakta s potencijalnim mentorom
Predmet: Uvod i zahtjev za savjetovanje o karijeri
Poštovani gospodine Andrews,
Nadam se da ste dobro. Moje ime je Sarah Blake i ambiciozna sam marketinška profesionalka koja trenutačno radi kao marketinški koordinator u tvrtki BrightWave Media. Divim se onome što ste ostvarili u svojoj karijeri, posebno vašem prijelazu s tradicionalnog marketinga na digitalne strategije tijekom rada u Peak Innovations. Vaše vodstvo u pokretanju uspješnih kampanja, poput inicijative “EcoSmart”, bilo mi je nevjerojatno inspirativno.
S obzirom na ranu fazu svoje karijere, izuzetno bih cijenila savjete i iskustva koje biste mogli podijeliti sa mnom o ključnim trenucima svog profesionalnog puta. Konkretno, voljela bih čuti vaše mišljenje o tome kako prepoznati prilike za rast i izgraditi osobni brend u tako konkurentnoj industriji.
Ako u nadolazećim tjednima imate 20-30 minuta slobodnog vremena, bit će mi čast naći se s Vama ili dogovoriti poziv u u vrijeme koje vam najviše odgovara.
Puno vam hvala što ste razmotrili moj zahtjev i nadam se da ću nešto naučiti iz vašeg iskustva.
Srdačan pozdrav,
Sarah Blake
koordinator marketinga, BrightWave Media
sarah.blake@brightwavemedia.com
(555) 987-6543
Uobičajene pogreške
Nekoliko je uobičajenih pogrešaka koje treba izbjegavati prilikom predstavljanja putem e-poruka.
- Nemojte biti nejasni. Nemojte osobu kojoj se obraćate ostaviti u nedoumici oko toga što zapravo želite. Objasnite na samom početku zašto joj se obraćate i što želite.
- Nemojte biti previše ležerni. Neki profesionalci preferiraju ležeran stil komunikacije, ali izbjegavajte biti previše neformalni ako dobro ne poznajete osobu kojoj se obraćate.
- Ne pretjerujte s informacijama. Usredotočite se na ključne točke. Izbjegavajte iznošenje previše detalja koji bi mogli opteretiti čitatelja.
Neka svaka e-poruka bude zamijećena
Slijedeći ove savjete i koristeći navedene primjere, bit ćete na dobrom putu da svladate umijeće predstavljanja putem e-pošte. Obavezno lektorirajte poruku. Personalizirajte je ako je to prikladno. Uvijek ljubazno zahvalite na odgovoru, a ako ne dobijete odgovor, ljubazno podsjetite na svoju poruku. Vaša profesionalna mreža može neizmjerno rasti uz samo nekoliko promišljenih e-poruka.
Izvor: Točka na I