U godišnjem izvještaju Work Trend Index 2025., Microsoft je predstavio koncept Frontier Firm – tvrtki koje koriste umjetnu inteligenciju na zahtjev, upravljaju timovima ljudi i agenata te redefiniraju uloge zaposlenika kroz model “agent boss”. Takve organizacije temeljito mijenjaju poslovne procese kako bi bile brže, agilnije i učinkovitije od tradicionalnih kompanija. No, upozoravaju iz Microsofta, fokus isključivo na procese nije dovoljan. Njihovo istraživanje, temeljeno na bilijunima anonimnih podataka iz Microsoft 365 sustava, otkrilo je jednu novu prepreku: naizgled beskonačan radni dan kako prenosi after5.
Work Trend Index 2025.
Work Trend Index 2025. pokazuje da radni dan često počinje i prije nego što se većina ljudi ustane iz kreveta. Već u 6 sati ujutro, mnogi korisnici Microsoft 365 sustava pregledavaju sandučiće kako bi stekli određenu “prednost”. Podaci su pokazali:
- 40% korisnika, koji su online u 6 sati ujutro, pregledava e-poštu kako bi odredili dnevne prioritete
- prosječan zaposlenik dnevno primi 117 e-mailova – većina ih se preleti u manje od 60 sekundi
- masovne poruke s više od 20 primatelja porasle su za 7% u posljednjih godinu dana, dok su direktne, jedan-na-jedan korespondencije u padu (-5%).
Dan obično počinje u inboxu, a zatim se nastavlja kroz lavinu poruka, sastanaka i raznih “prekidanja” koje narušavaju koncentraciju. Već do osam sati, Microsoft Teams preuzima primat nad e-mailom kao glavni kanal komunikacije, čime radni dan prelazi u višu brzinu. Work Trend Index 2025. donosi sljedeće podatke:
- prosječan zaposlenik primi 153 Teams poruke tijekom radnog dana
- broj poruka po osobi globalno je porastao za 6% u odnosu na prošlu godinu, a u regijama poput srednje i istočne Europe, Bliskog istoka i Afrike, rast iznosi više od 20%, dok u Ujedinjenom Kraljevstvu i Južnoj Koreji prelazi 15%
- svaka pojedina poruka ili notifikacija može se činiti bezazlenom, ali zajedno stvaraju buran dnevni tempo.
Najvredniji sati radnog dana često su podređeni tuđim prioritetima, pokazuje Work Trend Index 2025. Polovica (50%) svih sastanaka odvija se između 9 i 11 sati te između 13 i 15 sati, upravo kada mnogi, prema istraživanjima, imaju prirodni skok produktivnosti zbog cirkadijalnih ritmova. Međutim, podaci pokazuju da to vrijeme ispunjavamo sastancima, ostavljajući malo prostora za duboki fokus. Utorak je najopterećeniji dan po pitanju sastanaka (23%), dok petkom ta brojka pada na 16%. Umjesto fokusiranog rada, ti ključni sati obilježeni su neprekidnim pozivima.
“Triple peak” radnog dana
Istraživanja pokazuju da većina ljudi ima dva “vrhunca” u danu, kada su u pitanju performanse, no Work Trend Index 2025. pokazuje da nam je jedan od njih redovito zatrpan sastancima, čime nestaje prostor za duboki fokus. No, sastanci nisu jedini “krivci” za fragmentaciju pažnje. Do 11 sati, kada mnogi postaju najproduktivniji, raste i aktivnost u porukama te je tada aktivno 54% korisnika. To je ujedno, prema podacima Work Trend Index 2025., najopterećeniji sat u danu – istovremeno stižu poruke u stvarnom vremenu, odvijaju se zakazani sastanci te se korisnik neprestano prebacuje između aplikacija, što gotovo pa onemogućuje fokus na samo jedan zadatak.
Kalendari možda pokazuju pauzu od sastanaka nakon ručka, no i to je često samo privid. U tom razdoblju korištenje Worda, Excela i PowerPointa naglo raste jer zaposlenici tada pokušavaju pisati, analizirati podatke ili pripremati prezentacije. Međutim, taj rad je fragmentiran. Telemetrijski podaci pokazuju da zaposlenike koji koriste Microsoft 365 nešto prekine u prosjeku svake dvije minute; bilo sastanak, e-mail ili notifikacija. Taj se digitalni šum ne vidi u kalendaru, ali ga većina itekako osjeća. Naime, prema globalnom istraživanju Work Trend Index 2025., gotovo polovica zaposlenika (48%) i više od polovice rukovoditelja (52%), tvrdi da njihov posao djeluje kaotično i isprekidano.
Work Trend Index 2025. pokazuje da se načini komunikacije mijenjaju, koordinacija postaje složenija, a mentalno opterećenje sve veće:
- 57% sastanaka su ad hoc pozivi bez pozivnice u kalendaru, a svaki deseti zakazani sastanak zakazan je u posljednji trenutak
- veliki sastanci (65+ sudionika) najbrže su rastuća kategorija, vjerojatno zbog sve složenijih, međuodjelskih timova
- gotovo trećina sastanaka danas obuhvaća više vremenskih zona – što je porast od 35% u odnosu na 2021. godinu
- u posljednjih 10 minuta prije sastanka, uređivanja u PowerPointu skaču za čak 122%, što je digitalni ekvivalent “štrebanju u zadnji čas”.
Pojava tzv. triple peak radnog dana, koja je započela tijekom pandemije, više nije trend, nego je za mnoge postala svakodnevica. Radni dan sada se proteže duboko u večernje sate. Work Trend Index 2025. pokazuje da su sastanci nakon 20 sati porasli za 16% u odnosu na prošlu godinu, a globalni i fleksibilni timovi najviše doprinose tom porastu. I nisu samo sastanci u pitanju: prosječan zaposlenik danas pošalje ili primi više od 50 poruka izvan redovnog radnog vremena. Do 22 sata, gotovo trećina zaposlenih (29%) ponovno provjerava inbox, što pokazuje stalan rast aktivnosti izvan službenog vremena.
No, “rad do kasno” nije za sve isto iskustvo. Work Trend Index 2025. pokazuje da remote radnici večernje sate često doživljavaju kao dragocjeno vrijeme za miran rad i nadoknadu. Hibridni radnici, s druge strane, to isto razdoblje doživljavaju stresno. Za menadžere i lidere to nije nevažan detalj, već važan signal za postavljanje jasnijih očekivanja, oblikovanje timske kulture i bolju podršku zaposlenicima.
Nedjelja je novi ponedjeljak?
Work Trend Index 2025. ukazuje na primjetan porast aktivnosti e-maila tijekom vikenda. Gotovo 20% zaposlenika, koji vikendom rade, pregledava mailove prije podneva, i to i subotom i nedjeljom. Više od 5% njih provjerava inbox u nedjelju navečer (iza 18 sati), što pokazuje da sindrom nedjeljne tjeskobe stvaran i mjerljiv, kažu iz Microsofta. Dok obrasci korištenja e-maila oponašaju radni tjedan, druge aplikacije pričaju drugačiju priču: tijekom vikenda, korištenje Worda, Excela i PowerPointa premašuje broj poruka na Teamsu jer zaposlenici napokon uspijevaju pronaći vrijeme za neometani fokusirani rad.
Svi podaci Work Trend Index 2025. vode do dubljeg zaključka: moderan radni dan za mnoge više nema jasan početak ni kraj. Kako zahtjevi postaju sve složeniji, a očekivanja rastu, vrijeme koje je nekoć bilo rezervirano za fokusiranje ili reset, sada se troši na nadoknadu i pripremu. Iz Microsofta to uspoređuju sa slaganjem bicikla prije svake vožnje, govoreći kako se previše energije troši na organizaciju kaosa, prije nego što se može početi s “pravim” radom.
Work Trend Index 2025. istraživanje je pokazalo i da lideri osjećaju pritisak. Naime, uz ograničene budžete i sve veći pritisak na rezultate, svaki treći ispitanik u globalnom istraživanju Work Trend Indexa izjavio je da je tempo rada u posljednjih pet godina postao toliko ubrzan da ga je teško pratiti. Signali jasno pokazuju da je vrijeme za prekid takvog ciklusa pa iz Microsofta kažu kako se budućnost rada neće definirati po tome koliko monotonih zadataka možemo automatizirati, već po tome što odlučimo iz temelja preoblikovati. U tome nam može pomoći umjetna inteligencija, tako da se redizajnira ritam rada, a timovi se usmjere na zadatake koji čine stvarnu razliku, čime će se pomalo ispravljati ono što je postalo beskonačan radni dan.
Smjernice iz Microsofta
Nastavno na istraživanje Work Trend Index 2025., postavlja se pitanje kako dalje pa iz Microsfota poručuju da nije dovoljno samo uvesti umjetnu inteligenciju, nego razviti mindset Frontier Firm; odnosno način razmišljanja koji preispituje kako trošimo vrijeme, kako se posao obavlja i što uistinu donosi rezultate. Iz Microsofta su dali nekoliko smjernica:
Pravilo 80/20. Riječ je o Paretovom pravilu prema kojem se treba usmjeriti na 20% posla koji donosi 80% rezultata. Uz pomoć umjetne inteligencije moguće je automatizirati zadatke poput statusnih sastanaka, rutinskih izvještaja i administracije te tako osloboditi vrijeme za ono što poslovanje zaista pokreće: fokusirani, dublji rad, brze odluke i realizacija. Kažu kako pobjednici AI ere neće biti oni koji rade više – već pametnije i preciznije.
Redizajn timova prema Work Chart modelu. Danas su timovi organizirani prema statičnim funkcijama poput financija, marketinga ili inženjeringa. No uz stručnost koja je dostupna na zahtjev putem AI-a, iz Microsofta smatraju da takve strukture stvaraju nepotrebna “uska grla”. Za primjer navode uvođenje novog proizvoda: sadržaj je u marketingu, podaci u analitici, budžet u financijama, poruke u komunikacijama, što znači da jednostavna promjena cijene može potrajati danima i uključivati niz sastanaka. Zato vjeruju da je vrijeme za prijelaz na agilni model temelj na ciljevima u kojem se formiraju mali, učinkoviti timovi koji koriste AI kako bi nadoknadili manjak kompetencija i brzo djelovali.
Agent boss. Iz Microsofta kažu kako se nova generacija profesionalaca ne probija kroz kaos radeći više, nego radeći pametnije, što nazivaju agent boss. Primjer je Alex Farach, istraživač u Microsoftu, koji koristi tri agenta za ubrzanje svog rada: jedan prikuplja nova istraživanja, drugi provodi statističke analize, a treći piše sažetke kako bi povezao uvide. Umjesto da se izgubi u operativi, Farach se može usredotočiti na ono što je najvažnije – brze, kvalitetne uvide koji koriste cijelom timu. To je budućnost rada: timovi koji kombiniraju ljude i agente, izgrađeni za prilagodbu i skaliranje.
Izvor: after5
