Jedna od prvih lekcija koje učimo po dolasku na (prvi) posao, posebice ako on u nekom svom dijelu podrazumijeva pisanu komunikaciju, jest ona kako ispravno komunicirati s klijentima, kolegama i poslovnim partnerima.
Pod budnim okom mentora, otkrivamo kako započinjati i završavati e-mail poruke, kakav ton i koje izraze smijemo koristiti, a koje bi bilo mudrije izbjegavati, što nipošto ne smijemo činiti i slične stvari.
Međutim, izgleda kako je u posljednje vrijeme došlo do određenih promjena u poslovnoj komunikaciji.
Naime, prema istraživanju koje je proveo Barclays Bank u Ujedinjenom Kraljevstvu, 70% ispitanih zaposlenika primjećuje promjenu u načinu komunikacije na radnom mjestu u posljednjih pet godina, dok njih 71% vjeruje da je to jer generacija Z mijenja formalnost komunikacije i jezika na radnom mjestu. Čak 73% ispitanika dodaje da je i njihova komunikacija na poslu postala opuštenija, piše portal After 5.
Promjena načina komunikacije uglavnom se odražava na način na koji ljudi završavaju svoje e-mailove. Engleski izrazi kao što su “yours truly,” “yours sincerely,” “to whom it may concern,” “with compliments,” “respects” pomalo “izlaze iz mode”, a istraživanje je pokazalo da bi kroz idućih deset godina mogli potpuno zastarjeti.
Više od trećine ispitanika smatra kako su pozdravi na kraju poruke poput “yours truly” zastarjeli, dok polovica zaposlenika smatra izraz “thanks so much” vrlo prijateljskim. Iako se izrazi poput “ta!” (sleng za hvala) i “hiya” (sleng za pozdrav) također smatraju prijateljskim, neki ispitanici smatraju kako ipak odražavaju preveliku pristranost, prenosi Business Insider.
Kakva je poslovna komunikacija generacije Z?
Promjena načina komunikacije u službenim e-mailova predstavlja želju mlađe generacije da ostavi svoj osobni pečat. Istraživanje je otkrilo da 97% ispitanika u dobi od 18. do 24. godine želi izraziti svoju osobnost putem komunikacije na poslu, dok njih 40% smatra da samo e-mailovi nisu dovoljni. Laura Bailey, predavačica na Sveučilištu u Kentu za Business Insider je rekla:
“E-mail threadovi i platforme za instant razmjenu poruka stopile su se u razgovore u kojima bi formalni počeci i završeci poruka mogli djelovati neprimjereno. Za stariju generaciju, bonton pisanja pisama ukorijenjen je toliko da bude instinktivan u svakoj pisanoj komunikaciji. S druge strane, za generaciju Z društvene mreže potaknule su jezične promjene i ubrzale širenje jezičnih trendova.”
Insider piše i da sleng, ranije rezerviran isključivo za društvene mreže poput TikToka, sada prodire i na radno mjesto. Tako generacija Z riječi poput “ick”, “naur”, “slay”, i “unserious” primjenjuje u profesionalnom okruženju, što nije naišlo na odobravanje HR stručnjaka, kao ni starijih zaposlenika. No, želja generacije Z da koristi sleng na poslu može proizaći iz njihove nesigurnosti zbog dolaska u novi, poslovni svijet. Gotovo polovica ispitanika generacije Z i milenijalaca, izjavila je da tradicionalni poslovni žargon čini da se osjećaju izostavljeno. Usvajanje opuštenijeg jezika na poslu može pomoći generaciji Z da afirmira određeni stupanj kontrole i pronađe svoj put u profesionalnom svijetu, zaključuje Business Insider.
Odrastanje u eri instant poruka i želja za autentičnošću
O ovom je fenomenu pisao i Stylist te razgovarao s Maren Pauli, stručnjakinjom za jezik i kulturu. Pauli kaže:
“Posljednjih nekoliko godina postalo je očito da se generacija Z udaljava od formalnosti u jeziku. Ovaj trend posebno dolazi do izražaja u pisanju i u digitalnoj komunikaciji, gdje su neformalnost i opušteniji izrazi, pa čak i sleng, postali svojevrsna norma. Generacija Z nije prva generacija koja počinje odstupati od formalnosti na radnom mjestu. To je trend koji se godinama razvijao, kako je tehnologija postajala sve važnija u poslovnom okruženju.”
Prema Pauli, promjene u standardima komunikacije na radnom mjestu, znak su da se društvene norme mijenjaju s razvijanjem i širenjem digitalne komunikacije:
“Generacija Z odrasla je u vremenu instant poruka i društvenih mreža, gdje je neformalna komunikacija norma. To je utjecalo na njihovu sklonost opuštenijem jeziku, s obzirom na to da su navikli na brze i sažete digitalne interakcije.”
Drugi razlog za promjenu je spomenuta autentičnost u kojoj im ne odgovara ukočeni formalni jezik:
“Generacija Z stavlja snažan naglasak na autentičnost i inkluzivnost te pritom cijene otvorenu i transparentnu komunikaciju. Neformalni jezik smatraju načinom na koji mogu izraziti sebe iskrenije i povezati se s kolegama na osobnijoj razini, čime potiču stvaranje dubljih odnosa na radnom mjestu.”
Konačno, takvu opušteniju formu komunikacije prihvaća i veći broj zaposlenika u uredima, zato što se mijenja kultura na radnom mjestu. Pauli kaže kako suvremena radna okruženja često naglašavaju suradnju, fleksibilnost i organizacijsku strukturu u kojoj hijerarhija nije toliko izražena. Time se potiču otvoreni i neformalni stilovi komunikacije. Ova promjena, nastavlja Pauli, odražava njihovu želju za inkluzivnijim i pristupačnijim radnim mjestima, gdje su tradicionalna korporativna hijerarhija i formalnosti manje izražene.
Ima li ležerna poslovna komunikacija svoje prednosti?
Iako se ležerniji način komunikacije ne sviđa svima, Pauli kaže kako on ima i svoje prednosti:
- stvara se okruženje za otvorenu komunikaciju
- olakšava se slobodna razmjena ideja
- potiče se kreativnost među zaposlenicima
- neformalna radna kultura doživljava se kao inkluzivnija
- rezultat može biti i bolji timski rad te jači angažman zaposlenika
Međutim, to ne znači da bismo s nadređenima trebali razgovarati kao da su nam najbolji prijatelji, naglašavaju stručnjaci. Ključ je u postizanju ravnoteže
.
“Iako neformalnost može potaknuti pozitivnu radnu atmosferu, pretjerana neformalnost može potencijalno skliznuti u neprofesionalnost, utječući na ukupnu produktivnost i kvalitetu rada”, kaže Pauli i pojašnjava da jezik koji koristimo određuje i ton za naše ponašanje na poslu. Održavanjem određenog stupnja formalnosti vjerojatnije je da ćemo djelovati odgovornije i predstaviti se u najboljem svjetlu.
Pauli dodaje da je određena razina formalnosti potrebna kada se razgovara s ljudima izvan tvrtke; klijentima, investitorima ili višim menadžmentom, kako bi se prenijele profesionalnost i stručnost. Pojašnjava i da porast neformalnosti na radnom mjestu može dovesti do nesporazuma između generacija:
“Mlađe generacije mogu smatrati da se starije pridržavaju formalnih konvencija jer su otporne prema promjenama, dok starije kolege neformalnost svojih mlađih kolega mogu shvatiti kao nedostatak poštovanja prema uspostavljenim normama. Ti nesporazumi mogu dovesti do napetih odnosa unutar radnog okruženja.”
Kako onda komunicirati? Pauli preporučuje obratiti pozornost na kontekst:
“U pisanoj komunikaciji poput e-mailova preporučljivo je držati određeni stupanj formalnosti, posebno prilikom interakcije s nadređenima, klijentima i vanjskim suradnicima. Iako je digitalni prostor sve opušteniji, vještina sastavljanja profesionalne poruke i dalje je vrlo vrijedna.”
Konkretan je ton, naravno, vrlo individualan i ovisi o radnom mjestu. Dobro je obratiti pozornost na način kako kolege međusobno komuniciraju i “oponašati” taj stupanj formalnosti. Iako malo opuštenosti na radnom mjestu ne škodi, već može doprinijeti boljoj povezanosti i suradnji s kolegama, Pauli savjetuje:
“Preporučljivo je promatrati i poštivati komunikacijske preferencije kolega i nadređenih. Ako niste sigurni, bolje je početi formalnije i prilagoditi se ovisno o povratnoj informaciji. Važno je poštivati kontekst, radnu kulturu i preferencije sugovornika, istovremeno održavajući profesionalnost i jasnoću u komunikaciji.”
Izvor: after 5
