Svako radno mjesto ima svoje izazove — bilo da se radi o kratkim rokovima, učestalim uvođenjem novih softvera, nedovoljno resursa ili ponekad negativnom radnom okruženju. Problemi s teškim zaposlenicima mogu se proširiti na cijeli tim, negativno utječući na moral, produktivnost, pa čak i na kulturu tvrtke. U ovom tekstu zajedno ćemo naučiti kako prepoznati znakove problematičnog kolege i kako se s tim nositi, prenosi zaposlena.hr.
Tko se smatra teškim kolegom?
“Teški kolega” je netko čije ponašanje stalno narušava dinamiku tima, usporava produktivnost ili stvara napetost na radnom mjestu. Ipak, važno je da ne žurimo s etiketama. Često se ljudi označavaju kao problematični kada im zapravo treba savjetodavna pomoć, mentorstvo, trening ili jasnija komunikacija.
Kako prepoznati teškog kolegu?
Evo nekoliko ključnih znakova na koje svi trebamo obratiti pažnju:
Ponašanje koje remeti rad: To može uključivati česta prekidanja na sastancima, upadanje drugima u riječ ili neprimjerne komentare.
Nedostatak odgovornosti: Izbjegavanje obaveza, izgovori ili prebacivanje krivnje na druge.
Negativan stav: Kronično prigovaranje, otpor prema promjenama ili pesimističan pogled koji spušta moral tima.
Nerazvijene radne navike: Propuštanje rokova, neispunjavanje obveza ili kašnjenje.
Preosjetljivo ili pretjerano samouvjereno ponašanje: Na primjer, nesrazmjerne reakcije na povratne informacije ili podcjenjivanje izazova i pretjerano obećavanje rezultata.
Iako ovakva ponašanja mogu otežavati radne odnose, najčešće su simptomi dubljih problema. Često proizlaze iz osobnog nezadovoljstva, nedostatka motivacije ili slabih međuljudskih vještina. Na primjer, zaposlenici se mogu često žaliti tražeći potvrdu ili izbjegavati odgovornosti, ili odgađati zadatke zbog straha od neuspjeha ili manjka motivacije.
Kako znati radi li se o obrascu ili jednokratnom problemu?
Ponekad je “težak” kolega zapravo netko tko se bori s osobnim problemima. Takve stvari često se na suptilan, ali jasan način očituju u ponašanju zaposlenika. Vidljive promjene raspoloženja, neobjašnjive emotivne reakcije ili pad učinka koji nije u skladu s njihovim uobičajenim ponašanjem mogu biti znakovi da nešto nije u redu.
Na primjer, zaposlenik koji je inače pouzdan može odjednom postati neorganiziran ili početi propuštati rokove. Takve promjene mogu biti posljedica stresa, zdravstvenih problema ili obiteljskih izazova. Zato trebamo pristupiti s empatijom, ali i održavati odgovornost.
Menadžeri bi trebali biti upoznati s beneficijama koje tvrtka nudi, uključujući terapiju, kako bi mogli te informacije pružiti zaposleniku te omogućiti slobodno vrijeme za traženje pomoći, a istovremeno zadržati odgovornost zaposlenika za njegovo ponašanje i učinak.
Kako se nositi s teškim zaposlenikom?
Odnos prema takvom kolegi zahtijeva strpljenje, empatiju i jasnu komunikaciju. Važno je rješavati te izazove što prije. Mnogi izbjegavaju teške razgovore ili dopuštaju da se mali problemi nakupljaju u veće, stvarajući okolinu u kojoj problematična ponašanja slobodno napreduju.
Kako voditi težak razgovor sa zaposlenikom?
Bilo da je to rutinski sastanak ili razgovor o složenoj situaciji, ti razgovori, iako neugodni, pružaju priliku za raspravu o važnim pitanjima i pronalaženje rješenja.
Identificiraj problem i prikupi informacije
Prije nego što započnemo težak razgovor sa zaposlenikom, odvojimo vrijeme da jasno definiramo problem i prikupimo sve relevantne informacije. Bilo da se radi o problemu koji se tiče radnog učinka ili ponašanja, priprema je ključna.
Na primjer, umjesto nejasnog komentara poput „Čini se da si rastresen,” budimo specifični: ukažimo na propuštene rokove ili pad kvalitete rada. Konkretni dokazi usmjeravaju razgovor i otvaraju mogućnost istraživanja dubljih uzroka, poput sagorijevanja ili nerazumijevanja što se očekuje u određenoj ulozi.
Postavi jasne ciljeve
Razmislimo o ishodu koji želimo postići razgovorom. Želimo li ispraviti ponašanje, objasniti novu politiku tvrtke ili adresirati problem s učinkom? Jasni ciljevi usmjeravaju razgovor i pomažu nam da kasnije procijenimo njegov uspjeh. Ako želimo poboljšati učinak, pobrinimo se da točno znamo koja se ponašanja trebaju mijenjati i kako izgleda uspjeh. Ta jasnoća održava fokus razgovora.
Razumijevanje osobnosti zaposlenika
Način na koji pristupamo teškom razgovoru ovisi o osobi s kojom razgovaramo. Bilo da se radi o individualnom razgovoru ili grupnoj diskusiji s timom, razumijevanje perspektive primatelja je ključno. Prilagodimo poruku i ton prema osobnosti zaposlenika i našem odnosu s njim. Važan je i odabir vremena i mjesta — odaberimo trenutak i okruženje koja minimiziraju smetnje i osiguravaju da naša poruka bude dobro primljena.
Isplaniraj svoj pristup
Pripremimo strukturiranu poruku ili okvir za razgovor. Korisno je imati unaprijed pripremljene ključne točke koje jasno komuniciraju naše ciljeve za razgovor. Počnimo s pozitivnom notom kako bismo postavili konstruktivan ton, čak i ako je tema teška. To može smanjiti napetost i potaknuti na suradnju. Navedimo ključne točke, dajmo konkretne primjere i pripremimo se za moguće reakcije razmišljajući unaprijed o tome kako ćemo odgovoriti.
Vodi razgovor
Odaberimo privatno i ugodno mjesto za siguran i otvoren razgovor. Počnimo razgovor s činjenicama, a ne emocijama, i držimo se konkretnih primjera kako ne bismo zvučali optužujuće. Na primjer, umjesto da kažemo: „Razočarana sam tvojim radom,” možemo reći: „Primijetila sam da nisi ispoštovao rok na projektu X.” Postavljajmo otvorena pitanja poput: „Što misliš da je uzrokovalo kašnjenje?” kako bismo omogućili sagledavanje problema iz drugog kuta i potaknuli dijalog.
Praćenje
Ponekad jedan razgovor nije dovoljan da se problem u potpunosti riješi. Zato je potrebno nastaviti pratiti ponašanje i učinak “problematičnog kolege”. To također pokazuje da smo mi, kao menadžeri ili kao kolege, posvećeni njihovom razvoju, kao i razvoju tvrtke.
Dodatni savjeti:
Ostani miran i profesionalan
Pristupajmo svakoj situaciji smireno, pazeći da naše emocije ne utječu na prosudbu ili postupke. Emocionalne reakcije mogu pogoršati problem i otežati njegovo rješavanje. Profesionalan stav postavlja pozitivan primjer i pomaže nam kontrolirati situaciju.
Budi pravedan i dosljedan
Postupajmo jednako prema svim kolegama i slične situacije rješavajmo na dosljedan način kako bismo održali povjerenje i izbjegli dojam pristranosti. Nedosljedni odgovori na probleme mogu izazvati nezadovoljstvo i narušiti odnose u timu.
Prakticiraj aktivno slušanje
Odvojimo vrijeme da saslušamo perspektivu svakog zaposlenika bez prekidanja, pokazujući im da ih poštujemo i razumijemo njihove brige. To ne samo da potiče bolju komunikaciju, nego zaposlenicima daje do znanja da su njihova mišljenja i stavovi bitni, što može dovesti do boljeg odnosa u timu i produktivnijeg rješenja.
Dokumentiraj sve
Vodimo jasnu evidenciju o incidentima, interakcijama i koracima poduzetim za rješavanje problema. To osigurava odgovornost i pruža referencu ako je potrebna eskalacija. Pisani zapisi služe kao dokaz u slučaju da situacija zahtijeva intervenciju HR-a ili daljnje mjere.
Ako se ponašanje zaposlenika nastavi unatoč našim naporima, a počne negativno utjecati na moral tima ili produktivnost — ili krši pravila tvrtke — vrijeme je da uključimo HR ili viši menadžment.